Handleiding

1     Installatie

In dit hoofdstuk leer je hoe je STYKKER installeert. Maak je geen zorgen, dit is extreem eenvoudig. Maar voordat je dat doet, zorg er alsjeblieft voor dat je computer en software voldoen aan de vereisten.

1.1       Platform en software vereisten

Vanwege de complexiteit van de formules in het pakket, ben je genoodzaakt Microsoft Excel te gebruiken. Nogmaals, maak je geen zorgen, je hoeft je niet druk te maken over deze formules. Het enige wat je hoeft te doen is blanco cellen vullen.

STYKKER werkt met Microsoft Excel 2016 (365) voor Windows (of nieuwer) en Microsoft Excel 2016 (365) voor Mac (of nieuwer). We bevelen aan dat je de nieuwste versie gebruikt van Microsoft Excel, welke momenteel Excel 2017 is van de Office 365 Suite (zowel pc als Mac).

Als je een lagere versie van Excel gebruikt, dan werken enkele formules niet in de rapportage helaas.

Computer Deel Vereiste
Computer en Processor Pc: 1 gigahertz (GHz) of snellere x86-bits of x64-bits processor met SSE2-instructieset. Mac: Intel-processor
Geheugen Pc: 2 GB RAM

Mac: 4 GB RAM

Diskruimte Pc: 3,0 GB beschikbare schijfruimte

Mac: 6 GB beschikbare schijfruimte. HFS + hardeschijfindeling (ook wel Mac OS Extended of HFS Plus genoemd)

Station Geen Cd-rom-station of dvd-rom-station is benodigd
Monitor Monitor vereiste voor pc en Mac is een 1280 x 800 resolutie.
Operating systeem Gebruik de nieuwste versie van een besturingssysteem voor een optimale ervaring.

Heb je geen exemplaar van Microsoft Excel? Download een gratis trial via de link hieronder:
https://products.office.com/en-us/try

STYKKER is NIET GETEST met open source software zoals OpenOffice, Google spreadsheets of Numbers voor de Mac. De werking kunnen we dan niet garanderen.

1.2       Installatie

Installatie is erg simpel. STYKKER wordt per download aangeboden. Je hoeft alleen STYKKER op te slaan op een locatie op je harde schijf.  Bewaar je product in een map op je harde schijf die je snel kunt vinden.

Belangrijk

Je moest eerst het ZIP-bestand uitpakken, voordat je ermee gaat werken in Excel. Ga naar de map waar je het ZIP-bestand hebt opgeslagen. Rechtsklik op het ZIP-bestand en selecteer Alles uitpakken. Pas nadat alles is uitgepakt open je jouw Excel accounting template.

Wanneer je een Excel-bestand direct opent vanuit het ZIP-bestand, dan resulteert dat dikwijls in een “Alleen lezen” foutmelding.

Geen macro’s – betere beveiliging

STYKKER werd opzettelijk ontworpen zonder macro’s. Er worden alleen formules gebruikt voor het verwerken van transacties, creëren van documenten en het opstellen van professioneel ontworpen dashboards en rapporten. De afwezigheid van macro’s maakt jouw template veel veiliger.

Tip 1

Sla je bestand s.v.p. op met een logische bestandsnaam (voor snelle verwijzing). Voorbeeld: Urenregistratie_JouwBedrijfsnaam_2018-001.xlsx

Tip 2

Gebruik een nieuw volgnummer of referentie wanneer je jouw bestand opslaat. In het geval dat er iets fout gaat kun je zo altijd verder werken met een eerder opgeslagen template. Je hebt dan niet direct al je werk verloren.

1.3       Back-ups

Omdat je de template opslaat op een lokale harde schijf, maak regelmatig een back-up van je bestanden. Je kunt handmatig een back-up maken op een externe harde schijf of USB-stick. Zelf geef ik de voorkeur aan de Cloud. Omdat je al met Microsoft Excel werkt, heb je waarschijnlijk ook al OneDrive geïnstalleerd (Office 365 komt met 1 Tb gratis ruimte). Als je bestanden zijn opgeslagen in de OneDrive map op je computer, dan worden ze automatisch geüpload in de Cloud.

2. Starten met STYKKER

Je kunt binnen enkele minuten aan de slag met STYKKER.

2.1        Instellingen

In het eerste tabblad ‘Instellingen’ vul je enkele vaste gegevens in, zoals je bedrijfsnaam, adres- en bankgegevens, betaaltermijn en btw- en KvK-nummer. Deze gegevens verschijnen automatisch op je factuur. Daarnaast kun je indien nodig de btw-tarieven aanpassen, jaartallen kiezen, eenheden bijwerken en feestdagen invullen. Deze gegevens worden in het document gebruikt. Het factuur prefix (een voorvoegsel) verschijnt voor je factuurnummer op je factuur. Zie ook paragraaf 4.1.

Vul je ordernummer in voor de volledige werking van STYKKER.

2.2       Navigeren

Je navigeert door STYKKER met het hoofdmenu of via het menu bovenaan ieder tabblad.

Stykker menu

Het topmenu vind je boven ieder werkblad.

Stykker topmenu

Of navigeer via de tabbladen onderin: Instellingen, Urensoorten, Register etc.

2.3       Urensoorten en -categorieën aanpassen

STYKKER is uitermate flexibel. Al uren wijs je toe aan een urensoort en bijbehorende categorie. De lijst met urensoorten en -categorieën kun je naar eigen inzicht aanpassen.

Let op!

Als je een urensoort of -categorie aanpast en je hebt die al eerder gebruikt in je register dan moet je die opnieuw selecteren in het tabblad ‘Register’. Je wordt hier ook voor gewaarschuwd dankzij de ingebouwde integriteitscontroles.

Stykker urensoorten

2.4      Eenheden invoeren

Alle producten en diensten die je verkoopt worden verkocht per bepaalde eenheid. Denk aan: uren, kilometers, stuk, dozen, liter etc. Vul de lijst aan met je eigen eenheden die jij gebruikt voor jouw organisatie.

Stykker eenheden

2.5       Feestdagen wijzigen

STYKKER houd rekening met de feestdagen. Deze worden in de verschillende rapportages met een andere kleur aangegeven.

Stykker feestdagen

3     Stamgegevens invoeren

Stamgegevens zijn gegevens die stabiel zijn over een langere periode, zoals klantgegevens, producten of diensten, medewerkers en projecten. Ze bevatten vaak algemene gegevens zoals benamingen, beschrijvingen en coderingen. Ook STYKKER maakt hier gebruik van.

3.1       Producten & Diensten

Met STYKKER kun je ook verkochte producten en diensten factureren aan je klanten. Gebruik deze tabel om al je producten en diensten die je verkoopt aan te maken. Vul simpelweg de naam van het product of dienst, geef eventueel een productcode mee, bepaal de eenheid (bijv. uren, kilometers, stuks, dozen etc.), de verkoopprijs exclusief btw en het btw-tarief. Er staan drie extra velden ter beschikking voor eigen gebruik. Alle verkopen (zowel in aantallen als bedrag) worden opgeteld op basis van de geregistreerde verkooptransacties in het Register.

Stykker producten & diensten

3.2       Klanten

De tabel Klanten wordt gebruikt om gebeurtenissen per klant vast te leggen. Je hoeft enkel de klantgegevens in deze tabel te registreren. Uren en omzet worden automatisch opgeteld per klant voor zowel het gekozen rapportagejaar of alle jaren bij elkaar opgeteld. Klanten ranking wordt gebaseerd op de omzet exclusief btw.

In kolom I kun je een afwijkende betaaltermijn invullen voor een klant als je wilt afwijken van de standaard betaaltermijn uit de Instellingen.

Kolommen K, L en M kunnen naar eigen inzicht worden gebruikt (bijv. polisnummer, identificatiecodes etc.).

Opmerking

Het systeem waarschuwt je als je een klantnaam vergeet in te voeren als je in het register aangeeft dat iets facturabel is in kolom G. Als je de voorkeur geeft om klanten en/of leveranciers niet te gebruiken bij het registreren van transacties, negeer dan het foutbericht. Of maak gewoon een dummy klant aan die je voor alle facturabele transacties gebruikt.

Stykker klanten

3.3       Projecten

Alle gebeurtenissen/transacties in het Register kunnen worden toegewezen aan een project voor nacalculatie doeleinden. Op die manier zie je bijvoorbeeld direct hoeveel uur aan een project is besteed en/of gefactureerd. Uitgebreide projectrapporten geven je alle details.

Stykker projecten

3.4      Medewerkers

De tabel Medewerkers wordt gebruikt om geregistreerde uren toe te wijzen aan je medewerkers. Omzet wordt berekend op basis van het register en het uurtarief (beide gegevens worden vastgelegd in het Register).

Ben je een eenpitter? Vul dan alleen je eigen naam in bij Medewerkers en selecteer jouw naam in het Register op alle regels.

Stykker medewerkers

4     Gebruik

In dit gedeelte bespreken we stap-voor-stap de diverse onderdelen van het pakket.

4.1       Transacties vastleggen in het register

In STYKKER draait alles om het register. In het register leg je bestede uren vast, je gereden kilometers en alle verkopen van producten & diensten. Per gebeurtenis/transactie hoef je maximaal 10 gegevens in te vullen.

Als het register is gevuld dan kun je automatisch facturen maken, maand- en weekstaten printen, rapportages bekijken en analyses maken met de draaitabel.

Begin met het invullen van de datum van de betreffende gebeurtenis/transactie. Je krijgt een melding in de Check-kolom als je dit niet doet.

Vul het factuurnummer in waarmee je de transactie in rekening brengt bij de klant. Factuurnummers moeten wettelijk verplicht doorlopend genummerd worden.

Het is vaak handig om dit nummer vooraf te laten gaan door het jaartal waar de factuur betrekking op heeft. Dankzij het handige factuur prefix (voorvoegsel) bij Instellingen is dit mogelijk in STYKKER. Bijvoorbeeld: 20170532, 20180533, 20180534. Wissel bij de jaarovergang simpelweg de factuur prefix van 20170 in 20180. Komt in dit geval je factuurnummering in de duizendtallen? Wijzig dan het prefix van 20180 in 2018.

Alle transacties moeten worden toegewezen aan een medewerker. Ben je een eenpitter? Vul dan alleen je eigen naam in bij Medewerkers en selecteer jouw naam in het Register op alle regels.

Vul de urensoort in wanneer je uren vastlegt in het register. Laat het veld leeg als je bijvoorbeeld verkochte producten of diensten registreert. Zodra een artikel is geselecteerd met de eenheid ‘uur’ dan controleert STYKKER of je een urensoort hebt ingevuld.

Facturabel of niet? Wil je een of meerdere regels in rekening brengen bij een klant? Kies dan in deze kolom “Ja”. STYKKER houdt dan bij wat je nog moet factureren en wat je al gefactureerd hebt (dan is een factuurnummer ingevuld).

Kies vervolgens een product of dienst uit de lijst.

Registreer je uren die je niet in rekening brengt, maar alleen registreert voor de urenverantwoording (t.b.v. het urencriterium)? Kies dan het product ‘Urenregistratie’.

De prijs en het btw-tarief van het betreffende product of dienst wordt opgehaald uit het tabblad ‘Producten & Diensten’.

Breng je voor hetzelfde producten verschillend prijzen in rekening? Maak dan een nieuw product aan met een andere prijs.

Is een regel facturabel? Dan moet een klant geselecteerd worden uit de lijst.

Wil je regels toekennen aan een bepaald project? Kies dan een projectcode uit de lijst. Deze kolom is niet verplicht.

Geef een logische omschrijving mee voor de betreffende regel, zodat je later eenvoudig herinnert waar het over gaat. Gebruik dit veld ook voor eventuele referenties van je klant/project.

Tot slot vul je het aantal eenheden in.

Stykker register

Integriteitschecks

We hebben STYKKER uitgerust met een aantal integriteitschecks op volledigheid en juistheid van de ingevoerde gegevens.

Je hebt geen of een niet-bestaande klantnaam ingevuld. Selecteer een klant uit de lijst.

Je hebt geen of een niet-bestaande urensoort ingevuld. Selecteer een urensoort uit de lijst.

Je hebt geen datum ingevuld. Vul een datum in.

Je hebt geen of een niet-bestaande medewerker ingevuld. Selecteer een medewerker uit de lijst.

Je hebt geen of een niet-bestaand product of dienst ingevuld. Selecteer een product of dienst uit de lijst.

Je hebt niet-bestaande projectcode ingevuld. Selecteer een projectcode uit de lijst.

Je hebt een factuurnummering ingevuld, terwijl de regel niet facturabel is. Wijzig de kolom Facturabel in “Ja” of verwijder het factuurnummer.

Top. Alles klopt!

4.2       Facturen maken

Het is erg simpel om een factuur te maken met STYKKER. Je hoeft alleen het factuurnummer te selecteren uit de keuzelijst en je bent klaar. Druk de factuur af of sla het bestand op als pdf-document en stuur het naar je klant.

Een factuur bevat maximaal 15 factuurregels, hetgeen voldoende is voor de meeste bedrijven. Voel je vrij om het ontwerp van je facturen aan te passen (bijv. Lettertype en -formaat, kleuren, kolombreedtes, rijghoogtes, verberg btw-tarieven etc.).

Rechtsklik op het logo om die te vervangen en kies Afbeelding wijzigen. Selecteer dan een logo op je harde schijf.

Document opties

Vooralsnog wordt STYKKER geleverd met twee factuurontwerpen. Aan de rechterkant vind je een aantal opties voor je factuur:

Factuurselectie: selecteer het factuurnummer uit de keuzelijst. De factuur wordt automatisch gevuld nu.

Maand of week: selecteer of je een maand- of weekstaat wilt bijvoegen als onderbouwing van de factuur

Kleur: alle documenten kun je afdrukken in 10 verschillende kleuren. Kies simpelweg je voorkeur uit de keuzelijst.

Stijl: de factuur kun je in 2 stijlen printen. Bij stijl 2 krijg je een lichte achtergrondkleur in de tabel.

Betaaltermijn: de betaaltermijn wordt getoond ter referentie en wordt gebruikt voor de berekening van de vervaldatum

BELANGRIJK OM TE WETEN

Op basis van je selectie doet STYKKER een aantal controles.

STYKKER waarschuwt als je transacties aan een factuur hebt toegekend die meer dan één maand of week betreffen. In dat geval moet je losse maand- of weekstaten afdrukken van de medewerker(s).

  1. Min./Max. datum (maand): Heb je Maand gekozen? STYKKER bepaalt de minimum en maximum datum van alle transacties met het geselecteerde factuurnummer.
  2. Min./Max. weeknr. (week): Kies je voor een weekstaat? Dan bepaalt STYKKER het minimum en maximumweeknummer van alle transacties met het geselecteerde factuurnummer.
  3. Bedrag register/factuur: als extra controle wordt het opgetelde bedrag van de transacties uit het register vergeleken met het factuurbedrag.
Stykker factuuropties controle
Stykker factuur 1 blauw stijl 2

4.3       Maand- en weekstaten printen

Op basis van de factuurselectie wordt direct de maand- en weekstaat bijgewerkt. Het enige wat je nog hoeft te doen is de kleur selecteren en de stijl.

Losse maand- en weekstaten

In het menu vind je ook de optie ‘Maandst. los’ en ‘Weekst. los’. Gebruik deze werkbladen wanneer de factuur aangeeft dat de bijbehorende transactie meer dan één maand of week betreffen.

Selecteer de medewerkers, maand of week, jaar en de klant en de urenstaat is klaar.

Stykker maandstaat

4.4       Rapporten gebruiken

Nu begint het leuke gedeelte! STYKKER is uitgerust met diverse rapporten die je ondersteunen bij de analyse van je onderneming.

Er zijn vier soorten rapportages, namelijk per:

  1. Medewerker (5x)
  2. Project (3x)
  3. Klant (2x)
  4. Overig (3x)

De rapporten spreken voor zich. Het enige wat je hoeft te doen is een selectie maken van: jaar, periode, klant, medewerker etc. Nadat je een keuze hebt gemaakt wordt het rapport direct bijgewerkt. Gegevens uit het dashboard worden bijgewerkt op basis van je keuzes in andere rapporten, hoofzakelijk het Mw. Urenrapport.

Stykker dashboard

4.5       Een nieuw jaar beginnen

STYKKER is geschikt voor meerdere jaren. Je kunt gewoon door blijven werken in hetzelfde document.

Registreer gebeurtenissen/transacties met een datum van het nieuw jaar. Wijzig simpelweg het jaartal in de diverse rapportages.

Maak je gebruik van het factuur prefix, bijvoorbeeld: 20180? Vergeet dan niet dat ook aan te passen bij Instellingen.

4.6       Tabellen sorteren

Je bent niet verplicht om al je uren e.d. direct in de goede volgorde in te voeren. Je kunt ze door elkaar vastleggen in het Register. Je kunt ze altijd sorteren in de juiste volgorde, bijvoorbeeld op datumvolgorde.

Omdat je werkt in een beveiligd blad, kun je niet de kopregel selecteren. Selecteer daarom alleen de witte cellen. Bijvoorbeeld vanaf cel C10 t/m L36. Klik vervolgens op Gegevens, Sorteren. Kies dan op welke kolom je de tabel wenst te sorteren. Dat kan op alle kolommen.

Deze manier van sorteren werkt voor alle tabellen: register, producten & diensten, klanten, medewerkers en projecten. Zo lang je maar alleen de witte cellen selecteert.

4.7       Tabellen uitbreiden

Het kan zijn dat je niet genoeg hebt aan het beschikbare aantal regels in een van de tabellen. In dit geval wil je de tabel uitbreiden met extra regels. Doe dit vóórdat je de laatste regel hebt gevuld met gegevens! Houd bij voorkeur meerdere regels leeg.

Handel als volgt:

  • Maak eerst een back-up van je bestand!
  • Hef de beveiliging van het werkblad op via Controleren, Beveiliging blad opheffen
  • Voer een van de volgende handelingen uit:
    • Als je één rij wilt invoegen, selecteer je de rij of een cel in de rij waarboven je de nieuwe rij wilt invoegen. Wanneer je bijvoorbeeld boven rij 5 een nieuwe rij wilt invoegen, klik je op een cel in rij 5.
    • Als je meerdere rijen wilt invoegen, selecteer je de rijen waarboven je de rijen wilt invoegen. Selecteer precies evenveel rijen als het aantal rijen dat je wilt invoegen. Selecteer bijvoorbeeld drie rijen als je drie nieuwe rijen wilt invoegen.
  • Voer nu een van de volgende handelingen uit:
    • Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde cellen en klik vervolgens op Invoegen.
    • Klik op het tabblad Start, in de groep Cellen op de pijl onder Invoegen en klik vervolgens op Bladrijen invoegen.
  • De regels die je hebt tussengevoegd bevatten nog geen formules in de grijze cellen! Rechtsklik nu op een leeg regelnummer die wel formules bevat. En kies Kopieer.
  • Selecteer vervolgens alle onderliggende regels tot de laatste regel in de tabel (helemaal onderaan). Dit doe je door het volgende regelnummer te klikken en de muisknop vast te hebben en sleep de muis helemaal naar beneden tot de laatste regel van de tabel. Rechtsklik en kies Plakken.

Bekijk deze YouTube video voor een demonstratie:

https://youtu.be/qeyylAoG_-4